ΟΠΕΚΕΠE: Ψηφιοποιημένα όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για τους ελέγχους

Αρχικά, η είδηση αναφέρει: «Το αρχειακό υλικό του Οργανισμού που εστάλη προς ανακύκλωση στις 10-07-2025 στην Θεσσαλονίκη, αφορούσε το χρόνος 2014 και η καταστροφή πραγματοποιήθηκε σύμφωνα με την προβλεπόμενη διαδικασία καταστροφής αρχειακού υλικού του ΟΠΕΚΕΠΕ, η οποία ξεκίνησε στις 30-01-2025 με την αποστολή των Πινάκων αρχείων Καταστρεπτέων Υλικών της ΠΔ Μακεδονίας-Θράκης και ολοκληρώθηκε με το υπ.αρ.πρωτ. 23412/02-07-2025 αρχείο της ΑΑΔΕ και το από 10-07-2025 πρωτόκολλο παράδοσης υλικών μεταξύ της ΑΑΔΕ-Γενική Δ/νση Τελωνείων-Τμήμα Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού και της συνεργαζόμενης με αυτήν εταιρείας ανακύκλωσης».

H νομοθεσία που διέπει τα έτη τήρησης κάθε αρχείου

Στην είδηση διευκρινίζεται «ότι στο αρχείο αυτό δεν συμπεριλαμβάνονταν αρχειακό υλικό που είχε κοινοποιηθεί ότι ελέγχεται και στο ψηφιακό αρχείο του ΟΠΕΚΕΠΕ υπάρχουν ψηφιοποιημένα όλα τα απαραίτητα στοιχεία που θα μπορούσαν να χρειαστούν οι αρχές για ελέγχους απάτης.

Η ίδια διαδικασία είχε πραγματοποιηθεί και σε προηγούμενα έτη, όπως προβλέπεται σε όλο το Δημόσιο, εφαρμόζοντας την νομοθεσία που διέπει τα έτη τήρησης κάθε αρχείου ήτοι:

1) Το άρθρο 3 του ΠΔ 768/1980

2) Τα άρθρα 4-13 του ΠΔ 365/1981

3) Το άρθρο 3 του Κανονισμού (ΕΕ) 2988/1995

4) Το άρθρο 93 του Ν. 4129/2013, όπως τροποποιήθηκε με το άρθρο 39 του Ν. 4509/2017

5) Το άρθρο 32 του καν(ΕΕ) 908/22014

και την υπ' αριθμ. 26894/15-03-2019 Δ-08-01 ‘’Εγκύκλιο Διαδικασία Διαχείρισης Ψηφιοποίησης και εκκαθάρισης καταστροφής εντύπων αρχείων ΟΠΕΚΕΠΕ’’ όπως τροποποιήθηκε και ισχύει με την υπ' αριθμ. 13148/01-03-2023».

Η διαδικασία εκκαθάρισης των αρχείων

Ο ΟΠΕΚΕΠΕ αναφέρει στην είδηση την διαδικασία που ακολουθείται ανά τρίμηνο για να γίνει η εξομάλυνση των αρχείων του Οργανισμού.

«Σύμφωνα με την ως άνω εγκύκλιο «…. οι αρμόδιες υπηρεσίες του ΟΠΕΚΕΠΕ οφείλουν να προβαίνουν σε περιοδική εξομάλυνση των αρχείων τους μέσα στο πρώτο τρίμηνο κάθε έτους…» ακολουθώντας την διαδικασία που περιληπτικά περιγράφεται ως κάτωθι:

• Αποστολή πινάκων Αρχείων Καταστρεπτέων Υλικών από τις Δ/νσεις του ΟΠΕΚΕΠΕ προς την αρμόδια Μόνιμη Τριμελή Επιτροπή του Οργανισμού (Μ.Τ.Ε.)
• Η Μ.Τ.Ε. σύμφωνα με την Εγκύκλιο και την νομοθεσία που διέπει τα έτη τήρησης κάθε αρχείου εκδίδει πρακτικό με τους τελικούς πίνακες οι οποίοι διαβιβάζονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους προκειμένου να ξεκινήσει από αυτούς, η διαδικασία επιλογής ιστορικού ενδιαφέροντος αρχείων. Η διαδικασία πέραν
• Τα Γενικά Αρχεία του κράτους αφού ολοκληρώσουν όλες τις διαδικασίες εκδίδουν Άδεια Καταστροφής προς τον ΟΠΕΚΕΠΕ
• Ο ΟΠΕΚΕΠΕ εκδίδει Απόφαση Καταστροφής Αρχείου η οποία αποστέλλεται στη Γενική Δ/νση Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης της ΑΑΔΕ- Τμήμα Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού και συμπεριλαμβάνει εκτίμηση της ποσότητας του αρχειακού υλικού που προορίζεται για εκποίηση-ανακύκλωση.
• Τέλος η ΑΑΔΕ-Γενική Δ/νση Τελωνείων & Ε.Φ.Κ.- Τμήμα Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού ενημερώνει την εταιρεία με την οποία έχει σύμβαση, για την παραλαβή χάρτου προς ανακύκλωση εκδίδοντας Πρωτόκολλο Παράδοσης Υλικών»

Η είδηση καταλήγει: «Ως εκ τούτου κάθε σύνδεση της πάγιας και σύννομης πρακτικής καταστροφής αρχείων με οποιαδήποτε άλλη διαδικασία ή σε εξελίξει έρευνα στα γραφεία του Οργανισμού, είναι ανυπόστατη και, ίσως, εκ του πονηρού».